Ofis ortamında dosyalarınızı toplu tutmanıza yardımcı olan ve daha kontrollü, düzenli bir dosyalama sistemi sağlayan cilt makineleri birçok özelliğe sahip. Sadece ofis ortamında değil, dağınık evrakların, dosyalanıp toparlanması gereken kâğıtların olduğu her yerde kullanılabilecek yararlı bir makine olan cilt makinesi oldukça kolay bir kullanıma sahip.
Şunu belirtmek de fayda var ki cilt makinesi ile ciltleme makinesi birbirinden farklı şeylerdir. Ciltleme makinesi öğrencilerin defterlerini otomatik olarak kaplayan makinelerdir ve bunlar defterin, kitabını kapak kısmına koruyucu bir jelatin yapıştırır. Ofis ve büro ortamlarında ise buna ihtiyaç olmaz.
Cilt makinesi ise kâğıtlarda bir arada toplayarak hepsine kenar kısmına delikler açar ve sonrasında açılan deliklere spiraller yerleştirilerek dağınık dosyalar bir kitap haline getirilir. Çoğunlukla kırtasiyeciler, fotokopicilerde kullanılan bu makine tez, yıllık ödev, seminer gösterimi, sunum kitapçığı gibi dosyaların birleştirilmesinde kullanılır. Deliklerin miktarına uygun olarak farklı kalınlıkta ve uzunlukta spiraller kullanılır. Bu farklılıklar ise kalite de ve sağlamlıkta etkili olur.
Makine kullanımı ise tel spiral, plastik spiral, çift ciltleme ve ısısal cilt özelliğine göre değişir. Tel ve plastik spiral cilt makinası benzer mantıklarda çalışır. İlk önce makinenin kapasitesi kadar kâğıt dişlilerin önüne düzenli bir şekilde yerleştirilir. Ardından çelik dişler defterde belli bir kenar marjı bırakarak delikler açar. Açılan bu deliklere uygun olarak spiral modele bağlı olarak önce el ile sonrada makineye yerleştirilerek deftere monte edilir. Bu şekilde cilt makinesi kolayca kullanılır.